Hầu hết các công ty đều biết khi nào bạn mở email của họ, nhưng bạn lại hoàn toàn không biết liệu họ đã đọc email của mình hay chưa. Sự mất cân bằng trong động lực quyền lực email này là có thật, và mặc dù nhiều người phản đối việc theo dõi, tôi tin rằng chúng ta nên tự sử dụng các công cụ theo dõi để tạo ra một sân chơi bình đẳng. Việc có các biên nhận đã đọc email (email read receipts) có thể thúc đẩy sự minh bạch và trách nhiệm giải trình, đặc biệt trong giao tiếp chuyên nghiệp.
Bảo vệ quan điểm: Biên nhận đã đọc Email liệu có cần thiết?
Biên nhận đã đọc, trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào, có thể là một tính năng gây tranh cãi. Nhiều người không ủng hộ chức năng này, cho rằng đó là sự xâm phạm quyền riêng tư. Nó không chỉ gây áp lực buộc chúng ta phải vội vàng soạn một câu trả lời kém tối ưu, mà còn hơi đáng sợ khi người khác dò xét thói quen đọc email của chúng ta. Tôi hiểu điều đó – nhưng hãy nghe tôi giải thích!
Thẩm phán chấp thuận đề xuất về biên nhận đã đọc email, thể hiện sự công bằng trong giao tiếp số.
Từ các ứng dụng nhắn tin đến email: Chuẩn mực giao tiếp mới
Email được giới thiệu từ những năm 1970 và giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển đáng kể kể từ đó. Ngày nay, hầu hết chúng ta sử dụng mạng xã hội hoặc các ứng dụng nhắn tin tức thời khi giao tiếp với bạn bè và gia đình – chứ không phải email. Các nền tảng này đã tích hợp sẵn biên nhận đã đọc vào trải nghiệm ứng dụng cốt lõi, và chúng ta đã cùng nhau chấp nhận điều này là bình thường!
Ngược lại, hầu hết mọi người chủ yếu sử dụng email cho các giao tiếp kinh doanh hoặc chính thức. Đây là những môi trường mà việc tăng cường tính minh bạch xung quanh giao tiếp là điều cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và xác nhận hay chưa thực sự mang lại nhiều lợi ích. Nhưng vì email truyền thống không hỗ trợ biên nhận đã đọc theo mặc định, chúng ta thường chỉ biết nhìn chằm chằm vào hộp thư đến của mình, tự hỏi liệu có ai đã xem những gì chúng ta gửi hay không.
Minh bạch hóa giao tiếp chuyên nghiệp: Lợi ích không ngờ của biên nhận đã đọc
Trong môi trường chuyên nghiệp, việc thiếu thông tin về tình trạng email có thể dẫn đến sự không chắc chắn và đôi khi là chậm trễ không đáng có. Một biên nhận đã đọc không chỉ là thông báo kỹ thuật; nó là một tín hiệu xã hội, một sự xác nhận rằng thông điệp đã đến đích và được xử lý. Điều này không chỉ giúp người gửi yên tâm mà còn tạo điều kiện cho các bên đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ hơn.
Ví dụ, trong các giao dịch kinh doanh quan trọng, việc biết email chứa hợp đồng hoặc thông tin nhạy cảm đã được đối tác xem có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định. Nó cũng giảm bớt gánh nặng tâm lý cho người gửi, tránh tình trạng phải gửi đi gửi lại các email nhắc nhở không cần thiết hoặc chờ đợi trong vô vọng.
Khi các công ty đã theo dõi Email của bạn, tại sao bạn lại không?
Bạn có thể đã biết rằng hầu hết các email marketing và bản tin bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều có một trình theo dõi. Công bằng mà nói, thường thì không có ý định xấu đằng sau các công cụ theo dõi email. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa việc gửi email nào và cho người nào để đảm bảo chúng được mở và đọc.
Một nhóm người đang phân tích các chỉ số mở email trong một buổi thuyết trình công ty, minh họa việc theo dõi email marketing.
Thực tế về Email Marketing và Tracking Pixel
Hầu hết các hệ thống theo dõi email này hoạt động thông qua “pixel theo dõi” – một hình ảnh 1×1 pixel trong suốt, vô hình được nhúng vào email. Khi email được mở và hình ảnh này tải, người gửi sẽ nhận được thông báo. Đây là một công nghệ tinh vi cho phép các nhà tiếp thị thu thập dữ liệu về hành vi người dùng mà không cần sự tương tác trực tiếp.
Sự mất cân bằng quyền lực và nhu cầu về trách nhiệm giải trình
Nhưng dù lý do là gì, thực tế là các công ty biết liệu và khi nào chúng ta mở email của họ. Tuy nhiên, hầu hết thời gian chúng ta không nhận được sự tử tế tương tự! Khi chúng ta gửi email cho một số công ty này, chúng ta thường không biết liệu tin nhắn của mình có được nhận và đọc hay không, hay chúng đã biến mất vào khoảng không của một hộp thư đến lộn xộn. Điều này cho thấy một sự mất cân bằng cơ bản trong động lực quyền lực email mà tôi tin rằng cần phải được giải quyết.
Một số công ty sử dụng tính năng trả lời tự động để gửi cho chúng ta một email xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của chúng ta. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người đã xem tin nhắn hay chưa, điều mà chúng ta thực sự muốn biết.
Biên nhận đã đọc Email có thể thúc đẩy minh bạch và trách nhiệm giải trình trong giao tiếp chuyên nghiệp
Hãy tưởng tượng thế này: bạn có một vấn đề với sản phẩm (hoặc dịch vụ) bạn mới mua và muốn liên hệ với nhóm hỗ trợ hoặc yêu cầu hoàn tiền. Thật không may, bạn thấy rằng email là kênh giao tiếp duy nhất được cung cấp, vì vậy bạn gửi tin nhắn của mình và sau đó – im lặng!
Những phong bì email lạc lối trong mê cung, nhấn mạnh sự khó khăn khi không có thông báo đã đọc.
Liệu có ai đã xem email chưa? Hay họ chỉ bận, và tôi nên là một khách hàng tốt và chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ nhận được và chỉ đang chờ thời gian hoàn tiền trôi qua? Và điều đáng lo ngại nhất – liệu họ có nhận được email của tôi không?
Bạn có thể gọi tôi là người quá lo lắng, nhưng tôi đã đối mặt với tình huống bực bội này nhiều lần, và tôi chắc rằng nhiều bạn cũng đã trải qua điều gì đó tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một dấu tích tương tự như đã nhận và hai dấu tích màu xanh khi đã đọc, nó có thể giúp giảm bớt mối lo ngại này.
Nó cung cấp cho bạn thông tin hữu ích, cho phép bạn đưa ra quyết định và giảm bớt lo lắng. Ví dụ, nếu email đã được đọc, bạn có thể chờ vài giờ để nhận phản hồi trước khi gửi một email theo dõi. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa được đọc, bạn biết rằng bạn không nên lãng phí thời gian với một email theo dõi và thay vào đó nên tập trung vào việc tìm các kênh giao tiếp khác hoặc đến thăm cửa hàng của họ (nếu có).
Vậy, chúng ta có thể sử dụng Biên nhận đã đọc Email không?
Giao diện người dùng với tùy chọn yêu cầu biên nhận đã đọc email được kích hoạt, minh họa cách thức hoạt động.
Bây giờ tôi đã đưa ra lý lẽ ủng hộ biên nhận đã đọc email, bạn có thể muốn biết cách tự mình sử dụng chúng. Thật không may, không có cách hiệu quả để sử dụng biên nhận đã đọc trong email như chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin của mình. Email là một công nghệ được thiết kế để truyền tải tin nhắn đơn giản mà không có chức năng biên nhận đã đọc tự nhiên hoặc phổ quát nào.
Các trình theo dõi đã được trang bị thêm dựa trên nhu cầu của mọi người. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (gọi là pixel theo dõi) tải khi bạn xem email, ngay lập tức thông báo cho người gửi rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu trình theo dõi không tải (ví dụ: tự động tải hình ảnh bị tắt), ngay cả khi email được mở, bạn sẽ không biết – khiến nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Hơn nữa, việc thêm trình theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí mà bạn nhận được khi đăng ký dịch vụ email marketing – mà các công ty sử dụng để gửi email marketing cho bạn. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ email marketing để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu của email hoặc, trong một số trường hợp, nội dung email, đây là một cấp độ mới của lo ngại về quyền riêng tư email.
Tôi cũng nên đề cập rằng ở một số nơi, như tại Liên minh Châu Âu theo GDPR, việc theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký với họ. Nhưng đối với một người bình thường – với tư cách là một cá nhân không phải doanh nghiệp – việc nhận được sự cho phép này sẽ rất khó khăn.
Mặc dù vậy, có một số dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ biên nhận đã đọc email mà không cần trình theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi soạn email và nhấp vào “Yêu cầu Biên nhận đã đọc” và “Yêu cầu Biên nhận gửi”.
Email được gửi từ Outlook với tùy chọn yêu cầu biên nhận đã đọc và biên nhận gửi đã bật.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải chấp thuận biên nhận đã đọc. Nếu họ từ chối, một lần nữa, bạn sẽ không biết được thông tin. Hơn nữa, người nhận thậm chí có thể không thấy hộp thoại “Gửi lại Biên nhận đã đọc” vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Vì vậy, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm biên nhận đã đọc vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản nhất và tuân thủ pháp luật để biết liệu email của bạn đã được mở hay chưa.
Kết luận
Email đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao tiếp hiện đại, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Tuy nhiên, sự mất cân bằng trong việc theo dõi và xác nhận việc đọc email giữa các tổ chức và người dùng cá nhân đang tạo ra nhiều lo lắng và thiếu minh bạch. Mặc dù các công nghệ như pixel theo dõi mang lại lợi ích cho email marketing, chúng lại làm suy yếu quyền được biết của người gửi cá nhân.
Chúng ta cần có một sự tiêu chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi hơn các biên nhận đã đọc email. Công nghệ đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Điều chúng ta mong muốn là một triển khai tiêu chuẩn hóa, để chúng không còn không đáng tin cậy như hiện tại, và những người dùng thông thường có thể sử dụng chúng tương tự như biên nhận đã đọc trên các ứng dụng mạng xã hội. Điều này sẽ không chỉ tạo ra sự cân bằng về quyền lực mà còn thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong mọi hình thức giao tiếp email.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về tầm quan trọng của biên nhận đã đọc email và cách chúng ta có thể cải thiện trải nghiệm giao tiếp số cho mọi người. Đọc thêm các bài viết của xalocongnghe.com về mẹo bảo mật và tối ưu hóa email để bảo vệ quyền riêng tư của bạn.
