Trong môi trường làm việc và học tập hiện đại, việc chia sẻ tài liệu là một phần không thể thiếu. Khi hoàn thành một tài liệu trên Microsoft Word, chúng ta thường có nhu cầu gửi nó cho đồng nghiệp, đối tác hoặc bạn bè. Một trong những lựa chọn tối ưu nhất mà các chuyên gia công nghệ khuyên dùng là lưu tài liệu Word dưới định dạng Portable Document Format (viết tắt là PDF). Bước chuyển đổi này không chỉ tạo ra một bản sao được bảo toàn mà còn tăng cường khả năng tương thích rộng rãi, giảm thiểu rủi ro phát sinh vấn đề sau này.
Có hai cách phổ biến và đơn giản để lưu tài liệu Word thành PDF trực tiếp từ ứng dụng Microsoft Word:
- Sử dụng tính năng “Save As”: Nhấn phím
F12để mở hộp thoại “Save As”. Trong trường “Save As Type” (Lưu dưới dạng), chọn “PDF”. - Sử dụng tính năng “Print”: Nhấn tổ hợp phím
Ctrl+Pđể mở các tùy chọn in. Thay đổi máy in mặc định sang “Microsoft Print To PDF” (hoặc một tùy chọn tương tự từ các phần mềm PDF khác).
Vậy, điều gì khiến định dạng PDF trở nên ưu việt đến vậy? Hãy cùng xalocongnghe.com khám phá những lợi ích cốt lõi của việc chuyển đổi Word sang PDF.
1. Bảo toàn định dạng tài liệu hoàn hảo
Lý do hàng đầu để chuyển đổi và gửi tài liệu Word dưới dạng PDF là khả năng đảm bảo phông chữ, hình ảnh, bảng biểu và bố cục tổng thể của tài liệu được bảo toàn nguyên vẹn. Các tài liệu Word khi được lưu dưới dạng PDF sẽ được chuyển đổi sang một định dạng tệp có bố cục cố định. Điều này có nghĩa là chúng sẽ xác định và lưu trữ chính xác vị trí của từng đối tượng trên trang.
Hãy tưởng tượng bạn có một tài liệu Word cần gửi qua email cho người khác. Mặc dù người nhận cũng có thể sử dụng Microsoft Word, nhưng không có gì đảm bảo rằng những gì họ thấy trên màn hình sẽ giống hệt như những gì bạn đã tạo, đặc biệt nếu họ đang dùng một phiên bản Word cũ hơn hoặc có ít tính năng hơn. Ngược lại, việc lưu và gửi tài liệu dưới dạng PDF sẽ tăng cường đáng kể khả năng bố cục tài liệu giữ nguyên trong quá trình chuyển giao từ thiết bị của bạn sang thiết bị của họ.
Hơn nữa, nếu tài liệu Word của bạn chứa một phông chữ được nhập từ bên ngoài hoặc một kiểu chữ chỉ có sẵn cho những người đăng ký Microsoft 365, thì người nhận không có phông chữ đó trên hệ thống của họ sẽ thấy văn bản bị thay thế bằng một phông chữ khác. Tuy nhiên, vì các tệp PDF có xu hướng nhúng các phông chữ được sử dụng trong quá trình tạo tài liệu, chúng sẽ vẫn nguyên vẹn bất kể thiết lập của người nhận như thế nào.
Lưu ý: Việc nhúng các phông chữ phức tạp hoặc có dung lượng lớn vào tệp PDF có thể làm tăng đáng kể kích thước của tệp.
2. Khả năng tương thích rộng rãi, dễ dàng truy cập
Cho đến tháng 7 năm 2008, PDF thuộc sở hữu và kiểm soát bởi Adobe, điều này đôi khi gây ra các hạn chế phần mềm hoặc vấn đề tương thích khi mở tệp. Tuy nhiên, kể từ thời điểm đó, định dạng này đã trở thành một tiêu chuẩn mở, nghĩa là các tệp PDF có thể được đọc bởi bất kỳ ai trên hầu hết mọi thiết bị – từ máy tính xách tay, PC đến điện thoại thông minh và máy tính bảng. Thực tế, hầu hết các thiết bị hiện đại đều đi kèm với các trình đọc PDF miễn phí, tích hợp sẵn.
Nhờ vậy, những ngày tháng phải nhận lại email phàn nàn và yêu cầu gửi lại tài liệu Word dưới định dạng khác đã qua. Đặc biệt hữu ích trong thế giới số hóa bận rộn ngày nay, mọi người có thể xem tài liệu Word được gửi dưới dạng PDF một cách đáng tin cậy khi đang di chuyển mà không cần phải lo lắng về việc điều hướng giao diện người dùng phức tạp của ứng dụng Microsoft Word dành cho thiết bị di động.
Để kiểm tra khả năng tương thích của một chương trình hoặc phần mềm, bạn có thể thử nghiệm với những người dùng không quá am hiểu về công nghệ. Một tài liệu Word có thể khiến họ gặp khó khăn khi mở, cảm thấy giao diện quá phức tạp và vô tình thực hiện các thay đổi. Tuy nhiên, khi gửi một tệp PDF, họ có thể dễ dàng mở nó trên cả máy tính bảng và điện thoại di động, điều hướng và phóng to mà không gặp vấn đề gì, và không vô tình chỉnh sửa nội dung. Điều này khẳng định rằng PDF đã vượt qua bài kiểm tra tương thích này một cách xuất sắc.
3. Bảo mật và khóa nội dung hiệu quả
Mặc dù một số phần mềm cho phép chỉnh sửa PDF, nhưng việc gửi tài liệu ở định dạng này giúp giảm thiểu khả năng nội dung bị thay đổi so với tài liệu Word. Hơn nữa, nếu một tệp PDF bị sửa đổi, nó thường để lại dấu vết chỉnh sửa – như ngày sửa đổi trong siêu dữ liệu – giúp bạn có thể xác định liệu người khác có thay đổi tệp gốc hay không.
Vì lý do này, PDF rất hữu ích để gửi các tài liệu chính thức hoặc bảo mật như hợp đồng hoặc thư từ, đặc biệt nếu chúng không cần người nhận chỉnh sửa thêm. Các tệp PDF cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, và một số trình chỉnh sửa PDF còn cung cấp tùy chọn hạn chế quyền chỉnh sửa. Điều này giúp tăng cường đáng kể tính bảo mật và toàn vẹn của thông tin.
4. Tối ưu dung lượng, giảm kích thước tệp
Các tệp PDF được tối ưu hóa cho việc xem và in ấn, nghĩa là chúng loại bỏ mọi dữ liệu định dạng tài liệu không cần thiết, như cấu trúc bảng và cài đặt đoạn văn, trong khi vẫn bảo toàn được giao diện. Chúng thường sử dụng đồ họa vector cho hình ảnh và mã hóa văn bản hiệu quả với các phông chữ nhúng, giúp giảm kích thước tệp đáng kể so với các tệp Microsoft Word.
Khi lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng cách nhấn F12 và chọn “PDF” trong trường “Save As Type”, bạn sẽ có tùy chọn tạo tệp PDF với kích thước tối thiểu.
Tuỳ chọn tạo PDF kích thước tối thiểu trong Microsoft Word
Thực hiện bước bổ sung này trước khi nhấp vào “Save” (Lưu) sẽ giảm kích thước tệp, đồng nghĩa với việc mất ít thời gian hơn để tải lên dưới dạng tệp đính kèm email. Bạn cũng có thể đính kèm nhiều tệp hơn vào email nếu cần, và người nhận email sẽ được hưởng lợi từ tốc độ tải xuống nhanh hơn và ít không gian lưu trữ hơn trên thiết bị của họ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc tạo tệp PDF kích thước tối thiểu có thể làm giảm nhẹ chất lượng nội dung, mặc dù sự đánh đổi này thường khó nhận thấy.
Ngoài việc đảm bảo tính tương thích, tính toàn vẹn và nhất quán khi lưu và gửi tài liệu Microsoft Word dưới dạng PDF, bạn cũng có thể áp dụng quy trình tương tự với các ghi chú OneNote, bảng tính Excel, email Outlook và trang trình bày PowerPoint để tối ưu hóa việc chia sẻ tài liệu trong hệ sinh thái Microsoft Office.
Việc nắm vững cách chuyển đổi Word sang PDF và hiểu rõ những lợi ích mà định dạng này mang lại sẽ giúp bạn trở thành một người dùng công nghệ thông thái, chuyên nghiệp hơn trong mọi giao tiếp tài liệu. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi tại xalocongnghe.com!
